Làm thế nào để quản lý căng thẳng ở agency trước khi nó trở thành burnout? Trước hết, bằng cách tách hai loại áp lực. Có loại mang lại ý nghĩa cho nghề: bảo vệ một ý tưởng, thắng một cuộc pitch, hoàn thành một chiến dịch khó. Và có loại chỉ đơn thuần bào mòn bạn: báo cáo hằng tháng làm lại bằng tay, bảng chấm công chiều thứ Sáu, lần resize thứ mười cho cùng một banner. Loại thứ hai có thể được giảm bớt, và một phần đáng kể có thể tự động hóa. Điều đó không giải quyết được mọi thứ, nhưng nó nhắm vào nguyên nhân dễ tránh nhất.
Chủ đề này lại được đưa ra bàn luận. Hồi tháng Chín, Campaign đăng một bài chuyên đề về mô hình sprint của agency: những đội ngũ lao vào làm cho một khách hàng duy nhất trong thời gian ngắn, chẳng hạn đúng năm ngày mà Beers With Friends dành cho công việc. Eric Segal, đồng sáng lập X&O, gọi đó là “một guồng quay hối hả không ngừng” giúp “giữ cho chúng tôi trung thực và luôn khao khát”. Người đồng sáng lập còn lại của ông, Brett Banker, tóm tắt điều nhiều người đã nói về mô hình truyền thống: các đội “bị dàn trải quá nhiều”, xoay xở mọi thứ cùng lúc.
Vì sao burnout phổ biến đến vậy trong các công ty quảng cáo?
Vì mô hình agency pha trộn ba yếu tố dễ bùng nổ: deadline do người khác đặt ra, khách hàng hay đổi ý, và một nền văn hóa suốt nhiều thập kỷ nhầm lẫn giữa việc bận rộn với việc có giá trị.
Còn có yếu tố thứ tư ít được nhắc đến hơn nhiều: công việc hành chính. Ai từng làm ở agency đều biết danh sách đó. Bảng chấm công, báo cáo hằng tháng, họp cập nhật tiến độ, theo dõi ngân sách, lập kế hoạch nguồn lực, chỉnh kích thước thủ công, kiểm tra đối thủ, hóa đơn phải đi đòi. Chẳng ai vào ngành quảng cáo vì những việc này, và việc nào cũng tranh giành cùng những giờ làm với công việc sáng tạo.
Kết quả thì quen thuộc đến buồn: những ngày làm việc kéo dài sang buổi tối để cuối cùng bạn mới làm được “việc thật” khi hộp thư đã yên ắng.
Mô hình sprint cho ta thấy điều gì
Bài chuyên đề của Campaign không nói về sức khỏe tinh thần, và sẽ không công bằng nếu gán cho nó những kết luận mà nó không đưa ra. Nhưng nó để lại một manh mối thú vị. Chẩn đoán của Banker không chỉ vào cường độ mà vào sự phân mảnh: con người bị dàn trải trên quá nhiều mặt trận cùng lúc.
Một sprint thì căng thẳng, nhưng có trọng tâm và có điểm kết thúc. Một ngày điển hình ở agency thì ngược lại: mười luồng việc cùng mở, không luồng nào khép lại, và một hàng đợi công việc hành chính không bao giờ vơi. Với nhiều người, điều làm họ kiệt sức không phải là làm việc cật lực cho một thứ có ý nghĩa. Mà là làm việc cật lực cho những thứ vô nghĩa.
Dẫu vậy, đừng lãng mạn hóa guồng chạy ấy. Nhịp độ cuồng nhiệt có thể phấn khích trong năm ngày. Nhưng như một lối sống, nó phải trả giá.
Lý thuyết về burnout nói gì về công việc sáng tạo?
Nhà tâm lý học Christina Maslach, một nhân vật hàng đầu trong nghiên cứu về burnout, mô tả nó qua ba chiều kích: kiệt sức, hoài nghi (sự xa cách dần với công việc và những người xung quanh) và cảm giác thiếu hiệu quả.
Công việc lặp lại nuôi dưỡng cả ba. Nó làm kiệt sức chỉ bằng khối lượng. Nó sinh ra hoài nghi vì dường như chẳng ai quan tâm đến nó: hãy nghĩ đến bản báo cáo bốn mươi slide mà khách hàng chỉ lướt qua. Và nó tạo ra cảm giác thiếu hiệu quả vì ngày kết thúc mà bạn chưa làm được việc mình được thuê để làm: suy nghĩ.
Sáng tạo cần chính điều ngược lại: thời gian không bị gián đoạn, năng lượng còn đầy và cảm giác công việc của mình có giá trị. Sáng tạo nở rộ trên mảnh đất của việc chăm sóc bản thân, và ở agency, việc tự chăm sóc ấy không chỉ là chuyện cá nhân. Nó còn phụ thuộc vào cách công việc được thiết kế.
Những tác vụ nào ở agency có thể tự động hóa?
Không phải tất cả, và cần thành thật về điều đó. Bảng này phân biệt những gì máy móc có thể gánh bớt cho bạn với những gì cần một cách giải quyết khác:
| Công việc | Vì sao nó bào mòn con người | Có tự động hóa được không? | Đội ngũ lấy lại được gì |
|---|---|---|---|
| Báo cáo hiệu suất | Sao chép dữ liệu từ nhiều nền tảng, tháng nào cũng vậy | Phần lớn là được | Thời gian để diễn giải và đưa ra khuyến nghị |
| Kiểm tra đối thủ | Hàng giờ lục tìm quảng cáo và trang cá nhân bằng tay | Phần lớn là được | Thời gian để nghĩ về chiến lược |
| Điều chỉnh định dạng | Lặp đi lặp lại cùng một asset ở hàng chục kích thước | Phần lớn là được | Năng lượng cho ý tưởng gốc |
| Bảng chấm công và theo dõi ngân sách | Dựng lại cả tuần làm việc từ trí nhớ | Một phần | Những chiều thứ Sáu không còn cảnh khai quật |
| Họp cập nhật tiến độ | Đọc to những gì đã được viết ra | Một phần, nhờ bản tóm tắt tự động | Những khối thời gian làm việc sâu |
| Khách hàng chỉnh sửa và phình phạm vi công việc | Công việc phát sinh không ai ghi nhận | Không: cần ranh giới và thỏa thuận rõ ràng | Biên lợi nhuận và sự tôn trọng dành cho công việc |
Giảm áp lực trong năm bước (mà không phải chờ agency thay đổi)
Nếu bạn quản lý một đội, hãy áp dụng điều này cho cả đội. Nếu không, hãy bắt đầu từ tuần làm việc của chính bạn:
- Ghi lại một tuần thực tế. Ghi chú, theo từng khối nửa giờ, bạn làm gì và nó để lại cho bạn cảm giác thế nào: thêm năng lượng hay cạn năng lượng.
- Phân loại. Tách công việc cần phán đoán (chiến lược, ý tưởng, quan hệ khách hàng) khỏi công việc máy móc (sao chép dữ liệu, định dạng lại, đi đòi duyệt).
- Chọn hai tác vụ máy móc ngốn nhiều giờ nhất và mang chúng đến trao đổi với quản lý trực tiếp kèm số liệu: chúng tiêu tốn bao nhiêu giờ mỗi tháng và bạn sẽ dùng khoảng thời gian đó vào việc gì.
- Tự động hóa hoặc đơn giản hóa một trong hai việc trước. Một template, một agent báo cáo hoặc một thiết lập giám sát tự động. Đo trước và sau.
- Bảo vệ thời gian bạn giành lại được. Chặn nó trong lịch để làm việc sâu hoặc nghỉ ngơi. Nếu không bảo vệ, nó sẽ tự đầy lên, và không phải bằng những thứ tốt đẹp hơn.
Lãnh đạo agency cần làm gì
Căng thẳng cá nhân có một mặt mang tính cấu trúc mà không bài tập thở nào giải quyết được. Các mạng lưới holding lớn đã nhiều năm đổ hàng triệu vào dữ liệu, phân tích và AI; nhiều agency độc lập vẫn đang làm thủ công những việc người khác đã tự động hóa từ lâu.
Tin tốt là năng lực này không còn đòi hỏi một đội phát triển nội bộ. Chẳng hạn, nền tảng Defy có Defy Agents, các quy trình AI đảm nhận phần việc triển khai lặp lại để mọi người tập trung vào công việc giúp giành được khách hàng. SAMY, agency influencer toàn cầu, đã áp dụng chúng để tinh gọn báo cáo hiệu suất và rút ba ngày làm việc xuống còn một.
Tuy vậy có một lưu ý: tự động hóa không thể trở thành cái cớ để dồn thêm việc. Nếu những giờ được giải phóng chỉ bị lấp bằng một khách hàng nữa trong khi đội ngũ vẫn giữ nguyên quy mô, burnout không biến mất. Nó chỉ đổi hình dạng.
Khi sắp xếp lại công việc là chưa đủ
Mọi điều trên đều giảm bớt một nguồn căng thẳng, nhưng không thay thế được sự chăm sóc. Nếu tình trạng kiệt sức kéo dài hàng tuần, ảnh hưởng đến giấc ngủ hoặc sức khỏe của bạn, hoặc bạn cảm thấy mình đơn giản là không thể tiếp tục, thì đó không còn là vấn đề năng suất. Hãy nói chuyện với một chuyên gia y tế và, nếu có thể, với quản lý hoặc bộ phận nhân sự.
Biết xin giúp đỡ đúng lúc cũng là một phần của phán đoán nghề nghiệp. Có lẽ là phần quan trọng nhất.
